Ecrire des comptes rendus de réunion efficaces

August 25, 2014

Écrire un compte rendu de réunion : voilà qui est déjà arrivé ou qui arrivera immanquablement à chacun d’entre nous. Cette tâche est souvent perçue comme étant de l’ordre de l’enfance de l’art : pour peu que l’on ait des oreilles et un cerveau à peu près en état de marche, cela serait à la portée de n’importe qui. Elle est souvent aussi vécue comme une corvée. Qui n’a pas le souvenir d’avoir baissé la tête ou détourné le regard à la question : “y a t-il un volontaire pour rédiger le compte rendu de la réunion ?”

Le parti pris de ce site est que la rédaction d’un compte rendu de réunion n’est ni une évidence, ni une tâche purement administrative, mais au contraire une action stratégique. Cette action peut vous aider à mener à bien vos projets et à conforter votre position vis-à-vis de vos interlocuteurs et partenaires.

Au fil de nos billets, nous verrons pourquoi cette tâche en apparence triviale est en réalité si importante, et nous partagerons avec vous des bonnes pratiques et des astuces pour rédiger des comptes rendus de réunion efficaces !

La partie la plus importante du compte rendu de réunion : prochaines actions

August 25, 2014

Pour que votre compte rendu soit un véritable outil au service du projet, il doit nécessairement inclure, généralement à la fin, une partie “prochaines actions”.

Les comités de projet, comités de pilotage, et même les réunions plus informelles en rapport avec un projet, doivent, à un moment ou à un autre, évoquer des actions à accomplir pour que le projet avance. Le but de la partie “prochaines actions” est de récapituler ces actions sous une forme synthétique, qui puisse être reprise dans les outils de pilotage du projet.

Elle se présentera idéalement sous la forme d’un tableau, mentionnant les informations suivantes :

  • Code identifiant de l’action

Ce code peut être un simple numéro, ou reprendre la nomenclature définie par ailleurs pour le projet dans les outils de pilotage.

  • Libellé de l’action

Quelques mots pour décrire l’action rapidement

  • Description détaillée

Si l’action le justifie, cette colonne servira à la décrire plus en détail

  • Personnes en charge de l’action

La liste des personnes devant réaliser l’action. Au cas où il y aurait plusieurs intervenants, on pourra décider d’un code (ex. : texte en gras) pour mettre en évidence le responsable de l’action.

  • Date cible

Toute action doit avoir une date cible si l’on veut que les délais du projet soit tenus.

Ayez envie de rédiger le compte rendu !

August 25, 2014

Les organisations ont, culturellement, différentes approches en matière de rédaction de comptes rendus de réunion. Les plus mûres ont intégré que le compte rendu est un outil fondamental de la gestion de projet. Leur processus est bien rodé : un ordre du jour est systématiquement envoyé avant la réunion, le responsable de la rédaction du compte rendu est clairement identifié. Soit c’est toujours le même (un secrétaire de projet, par exemple), soit la méthode de désignation est connue de tous (par exemple, à tour de rôle).

D’autres organisations sont moins structurées. Il peut arriver que l’habitude n’ait pas été prise de rédiger un compte rendu ; ou alors, l’animateur de la réunion demande en début de séance un volontaire, et un long moment de silence gêné s’installe. Dans ce cas, prenez l’initiative ! Exprimez-vous pour indiquer que vous vous proposez de rédiger le CR.

C’est votre intérêt. Rédiger un compte rendu de réunion est toujours utile, ne serait-ce que pour vous. C’est une manière de structurer vos notes. Un petit aparté, à ce propos : même lorsqu’une autre personne est responsable du compte rendu, prenez toujours des notes. Vous ne pouvez pas être sûr de la qualité du CR qui sera envoyé, ni du fait qu’il le sera dans les temps.

Rédiger le compte rendu est donc, déjà, utile pour organiser votre propre travail. Mais en plus, si vous prenez la responsabilité de sa rédaction, vous vous garantissez à vous-même son niveau de qualité ! Après tout, on n’est jamais aussi bien servi que par soi-même… Vous êtes sûr que le CR sera objectif parce que c’est vous qui le réalisez, avec votre éthique. Vous êtes sûr que le compte rendu sera envoyé dans les temps. C’est d’autant plus intéressant quand vous êtes dépendant de tâches incombant à d’autres personnes. Si c’est vous qui rédigez le CR, vous avez également la liberté de mettre en exergue les points qui vous paraissent fondamentaux pour la bonne tenue du projet.

Pour toutes ces raisons, il est intéressant que ce soit vous qui rédigiez le compte rendu. A condition de le faire sérieusement, bien entendu. Mais si vous lisez ce blog, c’est que telle est votre intention !

Critères d’un bon compte rendu de réunion

August 25, 2014

La qualité d’un compte rendu de réunion peut se jauger à l’aune de multiples critères. Nous allons dans ce billet nous attarder plus spécialement sur six d’entre eux.

  • L’objectivité

Ce critère ressort à la fois de la recherche d’efficacité et de l’éthique. Le compte rendu doit refléter les différents points de vue qui se sont exprimés. Il ne doit pas glisser sous le tapis des points gênants abordés en réunion. Il en va de la confiance que les participants pourront accorder au compte rendu, à son rédacteur, et aux futurs CR de ce dernier.

  • L’exhaustivité

Le compte rendu doit s’attacher à refléter l’ensemble des points d’importance ayant été abordés. Dans certaines réunions brouillonnes, ou par nature non structurée (ex. : une réunion de brainstorming), le rédacteur du CR peut être amené à faire un tri. Il doit être exhaustif avec tout ce qui en vaut la peine. Cela demande du bon sens.

A noter que l’exhaustivité du compte rendu de réunion est une des conditions de son objectivité.

Pour plus d’informations sur les différents types de réunion, voir notre billet “Typologie des réunions”
  • La concision

Le compte rendu doit être fidèle aux idées énoncées et tâcher de les reprendre fidèlement, dans toute leur finesse. Il ne doit pas être le lieu d’approximations. En même temps, il doit être le plus bref possible, si l’on veut qu’il soit lu. Être à la fois exhaustif et concis demande de l’équilibre et de la pratique.

  • La structuration

Le rédacteur est libre de choisir la structure qu’il souhaite pour son compte rendu. Il pourra l’ordonner par grandes thématiques abordées, s’inspirer de l’ordre du jour de la réunion, utiliser les grandes questions classiques pour l’armature de son CR (qui ? Quand ? Quoi ? Pourquoi ? Où ? Combien ? Et alors ?), etc.

L’important, c’est qu’il y ait une structure. Le CR gagnera aussi à reprendre certaines bonnes pratiques, comme le fait de comporter (plutôt vers la fin), un tableau récapitulatif des prochaines actions (voir notre billet “La partie la plus importante du compte rendu de réunion : prochaines actions”).

La structure du compte rendu est gage de sa lisibilité. C’est pourquoi, en général, on évitera la reprise purement chronologique des propos des uns et des autres.

  • La facilité de compréhension

Le rédacteur du compte rendu doit avoir à l’esprit les différents types de lecteurs que ce dernier va avoir. En particulier, le compte rendu de réunion doit être compréhensible : (i) par les participants de la réunion, (ii) par ceux qui n’étaient pas à la réunion mais qui sont directement concernés par le sujet et (iii) par des décideurs n’ayant pas participé et qui peuvent avoir une vue lointaine du sujet.

  • L’orientation “action”

C’est peut-être le critère le plus important. Le compte rendu de réunion ne doit pas se contenter d’offrir une vision statique d’un sujet. Il doit être un outil au service de l’action, qu’il s’agisse de gérer un projet, de diffuser de l’information, d’améliorer la compréhension d’un problème, de contribuer à un meilleur esprit d’équipe dans une organisation, etc.

D’où, encore une fois, l’importance de la section “prochaines actions”.

 

What business can learn from open source: a mindmap summary

July 25, 2014

In 2005, Paul Graham (@paulg on Twitter), tech inventor, author and entrepreneur, gave a seminal speech at O’Reilly’s OSCON conference: What business can learn from open source. Nearly 10 years after that event, the speech is as powerful and relevant as ever.

Cooperatics created a mindmap summary of the speech. Feel free to download it by clicking on the image below.

What business can learn from open source

What business can learn from open source

 

Further information:

Listen to the audio recording of the speech

Read the full-text version of the speech.

Cooperation in housing and living

May 26, 2014

Have you heard of coliving and cohousing?

These concepts were part of the presentations at OuiShareFest’s latest edition, from May 4th to May 7th, 2014, in Paris.

The joy of coliving ! Creative commons CC NC BY rr0cketqueen

What is coliving?

Coliving is very similar to coworking, as explained Chelsea RUSTRUM (@chelsearustrum) to the audience at OuiShareFest. It happens when people with common values and interests decide to share a home, as well as its resources and the daily responsibilities that come with it.

This is a trendy phenomenon, as can be seen on the map published on coliving.org’s Web site.

Coliving activists enjoy the family-like atmosphere that can be found in this kind of homes, with common events and meals. They also emphasize the flexibility they make possible, for they are often people who love traveling all over the world.

What is cohousing?

Cohousing goes one step further, by designing a house with a sharing purpose from day one. Typically, this kind of houses have a collective pattern, with parts of them being shared and others private. Esra TAT (@EsraDT) explains that cohousing gets more and more popular in a context of a collaborative economy but that it is not really new. Its roots can be found with the social housing homes built by the Rothschild foundation, as early as the beginning of the 20th century.

Bâtiment édifié par la fondation Rothschild à Paris

A building of the Rothschild foundation. Paris, early 20th century.

Today, cohousing is popular again because it is both an economical way of housing… and an ecological one. Architects try to make them “energy-plus houses”, or at least to reduce their energy consumption.

An article written with the participation of Smartwords’ Sandra Daems.

So does Linkedin steal e-mail addresses after all?

September 26, 2013

LinkedinLet’s face it: ever since the PRISM scandal came to light, a confuse feeling of distrust has prevailed regarding US-based social networks. This includes Linkedin, even though it was not mentioned in Edward Snowden’s leaks as being part of the PRISM surveillance program.

No wonder then that lawsuits and petitions against those firms are gaining momentum. The latest one specifically regards Linkedin and takes the form of a class action taken by four American users, as Bloomberg revealed last Sunday.  They claim that Linkedin “appropriated their identities for marketing purposes by hacking into their external e-mail accounts and downloading contacts’ addresses.”

This case rang a bell as I experienced myself suspicion regarding Linkedin’s “People you may know” feature… no longer than last Saturday! On September 21, I was indeed puzzled by an e-mail received by Linkedin saying:

“Your contact, X.Y, just joined LinkedIn”

I just couldn’t understand how on earth Linkedin knew X.Y. was an acquaintance of mine. Indeed, Mr Y has 0 connection on Linkedin. His all but complete profile does not show any similarity with mine except that we both work in Paris, France, and are self-employed.

The only reason I could think of why Mr Y might have appeared as a potential connection is that, at a given time, I may have granted access to Linkedin to my Gmail address book. I am not 100% sure of it, but this possibility is all the more likely that in my Linkedin settings, I do have a series of “imported contacts”. For the record, “imported contacts” are contacts a member has imported from an external source (e.g. Gmail address book) and that are not yet Linkedin connections.

So I checked my imported contacts and, to my surprise, I noticed that Mr Y was not one of them.

So the question was remaining: why did Linkedin suggested me Mr Y? Even if I did import my Gmail contacts at a given time, he  was obviously not a contact of mine at that time.

So I wrote to Linkedin support and received their answer the following day:

“Hi Jerome,
Thanks for contacting me.  I apologize for the delayed response.  Jerome, with our ‘People You May Know’ feature the contact does not have to be an imported contact.  If the contact has you in their address book that they imported, you can also receive this message that he/she joined LinkedIn.
I looked into your account and he is not one of your contacts yet.  We are making you aware that he has joined the network and you can request him to join your network.
Thanks for being a LinkedIn member since 2004.
Regards,R.
Customer Experience Advocate”
So maybe Linkedin suggested me Mr Y because I was in his address book. To be sure, I called Mr Y. And here is what he told me: “I have joined Linkedin just a few days ago. I remember that I refused to import my Gmail address book when they asked me to.”
So Linkedin support’s answer does not solve the issue. I still don’t know how they could make a link between Mr Y and myself.
As far as I am concerned, I think there is something fishy, here.

Attention, crowdfunders: set Chopin free!

September 6, 2013

 

Frédéric Chopin by Eugène Delacroix, Musée du Louvre

Frédéric Chopin by Eugène Delacroix, Musée du Louvre

Musopen is a non-profit organization dedicated to providing copyright free music content: music recordings, sheet music and a music textbook. In 2010, they raised $68, 359 (well over the $11,000 requested) on Kickstarter to hire an internationally renowned orchestra : Musopen recorded and released the rights to Beethoven, Brahms, Sibelius, and Tchaikovsky symphonies.

Today, Musopen has decided to tackle a far more ambitious project: record and release for free (meaning royalty-free) the entire works of Frédéric Chopin.

A little bit of explanation here: true, it is 164 years after Chopin’s death. So his music is well into the public domain. Yet, as Musopen explains, most people still consume it as if it were still copywritten: from CDs, iTunes, or Youtube videos (many of which are copywritten).

The new fundraising campaign aims at hiring talented performers to record all of Chopin’s works and then release this music for free, both in 1080p video and 24 bit 192kHz audio. This is roughly 245 pieces.

To do this, Musopen needs $75,000. The fundraising campaing is going through October 20th, 2013.

To learn more about their project : Set Chopin free Kickstarter’s page.

Cooperation and self-interest

August 9, 2013

Self-interest is at the root of cooperation. In a group of free individuals, everyone tries to maximize his/her self-interest. It is a major criterion when chosing a strategy (consciously or uncounsciously) for dealing with others, even if it is not the only one.

The cooperative approach is based on the assumption that for a rational individual to maximize his self-interest, he needs other people. Given this assumption, an individual has two options. One of them is trying to benefit from other people at their expense, often by manipulating them; the other option is cooperating with other people, i.e. acknowledging that they also have their own interests that they try to maximize. When giving other people a hand to reach their goal, one expects that they will do the same in return. At the end of the day, this brings virtuous feedback loops that benefit the whole group. When a group of people is facing other groups in a competition (e.g. in sports or in business), this collective advantage can make it prevail.

When people in a group chose to cooperate, some of them may eventually be better off than the others. Still, the cooperative strategy benefits to the group as a whole and makes it stronger than other groups that would have chosen other strategies.

Is greed really more likely to be ‘paid forward’ than equality or generousity?

December 29, 2012

According to a survey carried out by researchers at Harvard University, greed, not generousity, is more likely to be “paid forward”, contrary to a common belief.

Researchers involved individuals in a series of 5 experiments including money, and on others dealing with work, as described in a Medical News Today article. The result was the same: people having been exposed to greed were more likely to “pay forward” than those exposed to generousity or mere equality.

Still, 2 biases are patent in the described experiments. First, individuals are asked to accomplish a task exactly similar to the greed/equality/generousity they have just experienced ; second, they are asked to accomplish it immediately after they experienced greed/equality/generousity. So the study does not provide any hint on the mid-to long-term impact of greed/equality/generousity, nor on the impact on the general psychology of people, in situations that are not strictly similar.


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